POLÍTICA CONTRA EL LAVADO DE DINERO (ALD)

Definiciones Generales

A los efectos de este Manual, a menos que el contexto establezca lo contrario

“Propietario Real” significa una o varias personas que en última instancia poseen o controlan a un cliente, o la persona en cuyo nombre se realiza una operación, e incluye a aquellas personas que ejercen el controlefectivo final sobre una persona jurídica o un acuerdo;

“Relación Comercial” se refiere al acuerdo entre una persona y ZFX cuyo propósito principal es facilitar un curso ocasional o regular de negocios entre ellos.

“Cliente” en relación con una transacción o una cuenta, incluye: (a) la persona en cuyo nombre se organiza, abre o realiza una transacción o cuenta; (b) un signatario de una transacción o cuenta; (c) cualquier persona a quien se le haya asignado o transferido una operación; (d) cualquier persona que esté autorizada para realizar una transacción; o (e) cualquier otra persona que se prescriba por reglamento;

“Compañía” significa cualquiera de las siguientes entidades enumeradas a continuación:

Zeal Capital Market (Seychelles) Limited, constituida en Seychelles con número de registro

8422618-1 y licencia de distribuidor de seguridad SD027

“OCR” significa Cumplimiento

“Ley” significa la LEY CONTRA EL LAVADO DE DINERO Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, 2020 (Ley 5 de 2020)

“Manual” significa el Manual de Procedimientos y Gestión de Riesgos de la empresa.

“LD” significa lavado de dinero.

“Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo”, significa el delito tipificado en los artículos 3, 4 y 5 de la Ley.

“FT” significa financiamiento del terrorismo.

Introducción

El Manual tiene por objetivo establecer las prácticas, medidas, procedimientos y controles internos de la empresa relevantes para la prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo.

El Manual es desarrollado y actualizado periódicamente por el Oficial de Cumplimiento y Reporte (en adelante, el “OCR”) con base en los principios generales establecidos por la Junta Directiva de la compañía (en adelante, la “Junta”) en relación con la prevención del Blanqueo de Capitales y el Terrorismo. Financiación. Todas las enmiendas y/o cambios al Manual deben ser aprobados por la Junta.

El Manual será comunicado por el OCR a todos los empleados de la empresa que gestionen, supervisen o controlen de cualquier forma las operaciones del Cliente y tengan la responsabilidad de la aplicación de las prácticas, medidas, procedimientos y controles que en el mismo se han determinado. El Manual ha sido elaborado para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley.

Aplicabilidad del Manual

El Manual se aplica a todos los tipos de servicios ofrecidos a los clientes de la empresa, así como a los tratos relevantes de la empresa con sus Clientes, incluidas, entre otras, las operaciones de comercio de divisas, que no tienen como objetivo entregar físicamente la moneda extranjera acordada o no son materialmente liquidados en efectivo, independientemente del tamaño de la cuenta del Cliente y la frecuencia de negociación.

En este sentido, el OCR será responsable de actualizar el Manual para cumplir con los requisitos futuros de la Ley, según corresponda, y con respecto a los procedimientos de debida diligencia que se aplican para los Clientes que negocian, entre otros, operaciones de comercio de divisas con la empresa.

Responsabilidades de la Junta Directiva

Son responsabilidades de la Junta en relación con la prevención del Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo, las siguientes:

Determinar, registrar y aprobar los principios generales de las políticas de la compañía en relación con la prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo, y comunicarlos al OCR.
Designar un OCR con la responsabilidad general del cumplimiento ALD/CFT.
Aprobar el Manual.
Asegurar que se apliquen todos los requisitos pertinentes de la Ley, y asegurar que se introduzcan sistemas y controles apropiados, efectivos y suficientes para lograr el requisito mencionado anteriormente.
Asegurar que el OCR y sus asistentes, si los hubiere, y cualquier otra persona que tenga asignada la función de implementar los procedimientos para la prevención del Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo (es decir, personal del Departamento de Administración), tengan acceso completo y oportuno a todos los datos e información relacionados con la identidad del Cliente, los documentos de las operaciones (según corresponda) y otros archivos e informaciones relevantes, a fin de facilitar plenamente la ejecución efectiva de sus funciones, tal como se incluye en el presente.
Establecer una cadena de reporte clara y rápida a partir de la cual la información sobre operaciones sospechosas pase sin demora al OCR, ya sea directamente o a través de sus auxiliares, si los hubiere, y notifique al OCR para su prescripción expresa en el Manual.
Asegurar que el OCR y el Jefe de Departamento de Administración cuenten con los recursos suficientes, incluyendo personal competente y equipo tecnológico, para el desempeño efectivo de sus funciones.

Responsabilidades del Oficial de Cumplimiento y Reporte

El OCR pertenecerá jerárquicamente a los rangos superiores de la estructura organizativa de la empresa para disponer de la autoridad necesaria. Asimismo, el OCR liderará los procedimientos y procesos de Cumplimiento de Prevención de Blanqueo de Capitales de la empresa y reportará a la Alta Dirección. El Director de Riesgos también tendrá acceso a toda la información relevante necesaria para el desempeño de sus funciones.

En el ejercicio de sus funciones y el controldel cumplimiento de la Ley por parte de la empresa, el OCR obtendrá y utilizará datos, información e informes emitidos por organismos internacionales.

Los deberes del OCR incluirán lo siguiente:

Establecer y mantener un manual de procedimientos de cumplimiento;
Establecer una función de auditoría para probar los procedimientos y sistemas ALD/CFT;
asumiendo la responsabilidad general de todos los ROS. Cuando ZFX haya identificado una transacción, operación o servicio potencialmente sospechoso, el Oficial de Cumplimiento y Reporte (OCR) debe examinar los registros relevantes para confirmar si existen motivos razonables para sospechar que el servicio, la operación o la transacción pueden estar relacionados, directa o indirectamente, a la comisión de conductas delictivas graves (incluido el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo). Este es el umbral para activar la obligación central del ROS bajo la sección 10 de la Ley ALD;
Garantizar que todos los funcionarios, empleados y agentes: (i) sean evaluados por el Oficial de Cumplimiento y Reporte y otros funcionarios apropiados antes del reclutamiento; (ii) estén capacitados para reconocer transacciones y tendencias sospechosas y riesgos particulares asociados con el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo; y (iii) cumplir con todas las obligaciones pertinentes en virtud de las leyes ALD/CFT y con el manual de cumplimiento interno.

El monitoreo constante de las cuentas y transacciones de los Clientes es un elemento imperativo en el controlefectivo del riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. En este sentido, el OCR será responsable de mantener y desarrollar el proceso de seguimiento continuo de la empresa.

Responsabilidades de los Auditores Internos

Las siguientes obligaciones del Auditor Interno se abordan específicamente para la prevención del Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo:

El Auditor Interno revisará y evaluará, al menos anualmente, la idoneidad, eficacia y adecuación de la política, prácticas, medidas, procedimientos y mecanismos de controlaplicados para la prevención del Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo mencionados en el Manual.
Las conclusiones y observaciones del Auditor Interno, en relación con el punto (1) anterior, se presentarán, en forma de informe escrito, a la Junta.

Diligencia debida del cliente (DDC) Enfoque de workflow basado en riesgos (RBA, por sus siglas en inglés)

El enfoque basado en el riesgo significa que ZFX identificará, evaluará y comprenderá los riesgos de LD/FT a los que están expuestos y tomará medidas ALD/CFT acordes con esos riesgos para gestionarlos y mitigarlos de manera efectiva.

Bajo el RBA, ZFX buscará identificar, evaluar y comprender sus riesgos de LA/FT en relación con

(a) sus clientes;

(b) los países o jurisdicciones de los que son clientes o en los que se encuentran;

(d) los productos, servicios, transacciones y canales de entrega de la IA.

La debida diligencia del cliente (CDD), tal como se define en las Regulaciones ALD, tiene cuatro componentes clave:

(a) Identificar a los clientes, incluida cualquier persona que actúe en nombre de un cliente no individual, y verificando su identidad;

(b) Cuando el cliente no sea el beneficiario real, identificar al beneficiario real y tomar medidas razonables para verificar la identidad del beneficiario final;

(c) Obtener suficiente información sobre la naturaleza de la relación comercial y el negocio del cliente o beneficiario real para identificar transacciones complejas o inusuales o patrones de transacciones y otras actividades de alto riesgo; y

(d) Tomar medidas razonables para determinar el propósito de transacciones únicas (definidas en r 5 como transacciones fuera de una relación comercial existente que excedan R 100.000 o R 50.000 en efectivo, ya sea en una o varias operaciones vinculadas), y el origen y destino final de todas las transferencias de fondos.

El enfoque basado en riesgos adoptado por la compañía, y descrito en el Manual, tiene las siguientes características generales:

Reconoce que el peligro del lavado de dinero o financiamiento del terrorismo varía según los clientes, países, servicios e instrumentos financieros.
Permite a la Junta diferenciar entre los Clientes de la empresa de una manera que coincida con el riesgo de su negocio en particular.
Permite a la Junta aplicar su propio enfoque en la formulación de políticas, procedimientos y controles en atención a las circunstancias y características particulares de la empresa.
Ayuda a producir un sistema más rentable.
Identificar y evaluar los riesgos de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo que provienen de Clientes particulares o tipos de Clientes, instrumentos financieros, servicios y áreas geográficas de operación de sus Clientes
Gestionar y mitigar los riesgos evaluados mediante la aplicación de medidas, procedimientos y controles adecuados y eficaces.
Monitoreo continuo y mejoras en la operación efectiva de las políticas, procedimientos y controles.

Monitoreo continuo

El monitoreo continuo tiene dos componentes clave:

Examinar las operaciones para verificar su consistencia con el negocio del cliente, el perfil de riesgo y la fuente de fondos/riqueza; y
Mantener actualizada toda la información y documentación de la DDC.

Jurisdicciones sancionadas y de alto riesgo

La empresa se referirá a las listas de nombres y países de la ONU, la UE, el GAFI y los EE. UU. al determinar el nivel de riesgo de sus contrapartes.

Procedimientos de identificación del cliente

El OCR se asegurará de que se obtengan debidamente los documentos e información apropiados con respecto a los siguientes casos, según corresponda y corresponda:

Todos los procedimientos de identificación y verificación, incluidas las comunicaciones tanto internas como externas, deben documentarse por escrito y conservarse como registros en virtud de la Ley ALD.
ZFX primero debe establecer a su satisfacción que está tratando con una persona real (física o jurídica) y que cualquier persona que pretenda actuar en nombre de un cliente no individual o un cliente esté debidamente autorizada para actuar.
ZFX debe tomar las medidas necesarias para identificar al beneficiario o propietarios reales de los activos que forman la base de la operación o transacción propuesta, y realizar las investigaciones correspondientes sobre el propósito y la naturaleza de esa operación o transacción.
Se deben exigir documentos emitidos por fuentes gubernamentales acreditadas (por ejemplo, documentos de identidad y pasaportes). Siempre que sea posible, se deben conservar copias de las pruebas de respaldo. Alternativamente, los números de referencia y otros detalles relevantes deben registrarse en su totalidad.
Cuando ZFX no pueda identificar y verificar la identidad del posible cliente y todos los beneficiarios finales relevantes de acuerdo con las Regulaciones ALD, ZFX debe (a) no establecer (o terminar) ninguna relación comercial, (b) negarse a realizar cualquier transacción, y (c) hacer un ROS inmediato a la UIF.

Dependencia de terceros para fines de identificación del cliente y diligencia debida

La compañía puede confiar en terceros para la implementación de los procedimientos de identificación y diligencia debida del Cliente, siempre que:

El tercero ponga a disposición de inmediato todos los datos e información, que deben ser copias certificadas fiel de los originales, que fueron recopilados en el curso de la aplicación de los procedimientos de identificación y debida diligencia del Cliente.
La empresa aplique las medidas de diligencia debida adecuadas sobre el tercero con respecto a su registro profesional y los procedimientos y medidas aplicados desde el tercero para la prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo. El OCR será responsable de la implementación de las disposiciones mencionadas anteriormente.

Operaciones sospechosas

La definición de una operación sospechosa, así como los tipos de operaciones sospechosas que pueden usarse para el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, son casi ilimitadas. Una operación sospechosa a menudo será aquella que sea inconsistente con las actividades comerciales o personales legítimas conocidas de un Cliente o con el negocio normal de la cuenta específica, o en general con el perfil económico que la empresa ha creado para el Cliente. La empresa se asegurará de mantener información adecuada y conocimiento suficiente sobre las actividades de sus Clientes para reconocer a tiempo que una transacción o una serie de operaciones son inusuales o sospechosas.

Con el fin de identificar operaciones sospechosas, el Oficial de Cumplimiento y Reporte (OCR) deberá realizar las siguientes actividades:

Supervisar de forma continua cualquier cambio en el estado financiero del Cliente, actividades comerciales, tipo de operaciones.
Monitorear de manera continua si algún Cliente está involucrado en alguna de las prácticas descritas en la lista a continuación de lo que podría constituir operaciones/actividades sospechosas relacionadas con el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. Cuando ZFX haya identificado una transacción o servicio potencialmente sospechoso, el Oficial de Cumplimiento y Reporte (OCR) debe examinar los registros pertinentes para confirmar si existen motivos razonables para sospechar que el servicio o la transacción pueden estar relacionados, directa o indirectamente, con una conducta delictiva grave (incluido el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo) Si después de completar esta revisión, el Oficial de Cumplimiento y Reporte decide que existen motivos razonables para sospechar, entonces debe proceder de inmediato a realizar un ROS a la UIF. Todos los ROS deben realizarse dentro de los dos días hábiles posteriores a la formación de la sospecha (o conocimiento) pertinente. Cuando ZFX ha realizado un ROS en relación a un servicio o transacción con respecto a la propiedad en su posesión o control, la entidad automáticamente tiene prohibido brindar el servicio o proceder con la transacción durante 10 días hábiles a partir de la fecha del ROS, excepto con el consentimiento por escrito de la UIF (s 10(1)(d) de la Ley ALD). Después de ese período de 10 días, a menos que la UIF haya emitido una orden de congelamiento administrativo conforme a la sección 10(4) de la Ley ALD, ZFX puede proceder con el servicio o la transacción. Sin embargo, si un servicio o transacción que se lleva a cabo posteriormente constituye de hecho el delito de lavado de dinero, la elaboración del ROS inicial no será una defensa para ningún participante con la intencionalidad criminal requerida.

Lavado de Dinero

Una persona es culpable de lavado de dinero si, sabiendo o creyendo que la propiedad es o representa el beneficio de una conducta delictiva o siendo imprudente en cuanto a si la propiedad es o representa tal beneficio, la persona, sin autoridad legal o excusa (cuya prueba recaerá sobre la persona) —

(a) convierte, transfiere o maneja la propiedad, o la saca de la República;

(b) oculta o disimula la verdadera naturaleza, fuente, ubicación, disposición, movimiento o posesión de la propiedad o cualquier derecho con respecto a ella; o

Divulgación

(1) Una persona (y sin perjuicio de la generalidad de lo anterior, una entidad informante, sus funcionarios, empleados o agentes) que, sabiendo o sospechando que—

(a) un reporte de una operación sospechosa o una orden de la UIF bajo la sección 48 ha sido o podrá ser realizada, o esa información ha sido proporcionada en virtud de la sección 48; Divulgación [6 de marzo de 2020] Suplemento del Boletín Oficial 147

(b) una entidad informante ha formado una sospecha en relación a una operación a los efectos de la sección 48;

(c) cualquier otra información a partir de la cual se pueda esperar razonablemente que la persona a quien se le revela la información infiera que se ha formado una sospecha o que se ha realizado o se puede realizar un informe de operación sospechosa;

(d) se va a emitir o se ha emitido una orden de allanamiento;

(e) se va a hacer, o se ha hecho, una solicitud bajo esta Ley para una orden de presentación;

(f) se ha iniciado una investigación sobre las circunstancias que dieron lugar al reporte de operación sospechosa, la orden judicial o la orden de presentación; o

(g) hace cualquier divulgación que pueda o sea probable que perjudique la implementación de la orden judicial, la puesta a disposición del material de acuerdo con la orden de presentación, o la investigación, comete un delito y puede ser condenado a una pena de prisión de hasta a seis meses o a una multa que no exceda los SCR200,000, o a ambos.

(2) En los procedimientos contra una persona por un delito bajo esta sección, será una defensa probar que la persona tenía autoridad legal o una excusa razonable para hacer la divulgación.

(3) La subsección (1) no se aplicará a las divulgaciones hechas a:

(a) un funcionario, empleado o agente de la entidad que informa para cualquier propósito relacionado con el desempeño de los deberes de esa persona;

(b) un médico, abogado o asesor legal con el fin de obtener asesoramiento o representación legal en relación con el asunto; 148 Suplemento del Boletín Oficial [6 de marzo de 2020]

(c) la autoridad de controlde la entidad informante con el fin de llevar a cabo las funciones de la autoridad de control.

(4) Ninguna persona a la que se hace referencia en la subsección (3)(b) a quien se le haya hecho la divulgación de cualquier información a la que se aplica esa subsección deberá divulgar esa información excepto a otra persona del tipo mencionado en esa subsección, con el propósito de —

(a) el desempeño de sus funciones; o

(b) obtener asesoramiento o representación legal en relación con el asunto.

(5) Ninguna persona a la que se hace referencia en la subsección (3)(c) a quien se le haya hecho la divulgación de cualquier información a la que se aplique esa subsección deberá divulgar esa información excepto a una persona a la que se hace referencia en esa subsección con el fin de dar consejo o hacer representaciones en relación con el asunto.

Procedimientos del Mantenimiento de Registros

El Departamento de Administración de la empresa deberá mantener registros de:

La naturaleza de la evidencia de identidad obtenida de cualquier cliente.
Ya sea una copia de esa evidencia, o información suficiente para permitir obtener una copia sin demora.
Todas las operaciones y correspondencia relacionada llevadas a cabo por la empresa.
Registros de todas las consultas ALD/CFT recibidas de la UIF y todos los informes realizados a la UIF en virtud del artículo 10 de la Ley ALD.
Todos los documentos recopilados y los informes realizados durante la incorporación del cliente y el seguimiento continuo.
Documentos obtenidos e informes creados durante el proceso de DDC.

Todos los registros deben conservarse durante un período mínimo de siete (7) años a partir de la fecha del evento relevante o, en el caso de una relación comercial en curso, después de que cese la relación comercial, en una forma que sea inmediatamente accesible a pedido.

Formato de Registros

El Departamento de Administración conservará los documentos/datos mencionados anteriormente, distintos de los documentos originales o sus copias auténticas certificadas que se conservan en forma impresa, en otros formatos, como por ejemplo en formato electrónico, siempre que la Administración pueda recuperar los documentos/datos relevantes sin demoras indebidas y presentarlos en cualquier momento, a los organismos reguladores, después de una solicitud pertinente.

La empresa establecerá una política de retención de documentos/datos, y se asegurará de que dicha política tomará en consideración los requisitos de la Ley.

Los documentos/datos obtenidos, deberán estar en su forma original o en forma de copia fiel certificada. En el caso de que los documentos/datos sean certificados como ciertos por una persona distinta a la propia empresa o por la tercera persona mencionada en “Confianza en terceros para fines de identificación del cliente y diligencia debida”, los documentos/datos deben ser notariados.
Se deberá adjuntar una traducción fiel en el caso de que los documentos del punto (1) anterior estén en un idioma diferente al inglés. Cada vez que la empresa proceda con la aceptación de un nuevo Cliente, el Jefe del Departamento de Administración deberá ser responsable de velar por el cumplimiento de lo dispuesto en los puntos (1) y (2) anteriores.

Obligaciones de los empleados, educación y capacitación Obligación de los empleados, el personal debe ser consciente de:

La compañía, las obligaciones estatutarias personales y las posibles consecuencias del incumplimiento de la DDC y los requisitos de mantenimiento de registros en virtud de la ley ALD y la ley de Prevención del Terrorismo.
Cualquier otra obligación legal y reglamentaria que concierna a sus IA y a ellos mismos en virtud de la ley ALD, la ley de Prevención del Terrorismo y otras leyes y reglamentos relacionados, y las posibles consecuencias del incumplimiento de estas obligaciones;
Las políticas y procedimientos de la empresa relacionados con ALD/CFT, incluida la identificación y reporte de operaciones sospechosas.
Todas las técnicas, métodos y tendencias nuevas y emergentes en el LD/FT en la medida en que el personal necesite dicha información para llevar a cabo sus funciones particulares en la empresa con respecto a las políticas ALD/CFT.

Política de Educación y Capacitación

El OCR se asegurará de que sus empleados sean plenamente conscientes de sus obligaciones legales de acuerdo con la Ley, mediante la introducción de un programa completo de educación y capacitación de los empleados.
El calendario y contenido de la capacitación impartida a los empleados de los distintos departamentos se determinará en función de las necesidades de la empresa. La frecuencia de la capacitación puede variar según las modificaciones de los requisitos legales y/o reglamentarios, los deberes de los empleados y cualquier otro cambio en el sistema financiero.
El programa de capacitación tiene como objetivo educar a los empleados de la empresa sobre los últimos avances en la prevención del Lavado de Dinero y la Financiación del Terrorismo, incluyendo los métodos prácticos y las tendencias utilizadas para este propósito.