นโยบายต่อต้านการฟอกเงิน (AML)
(พฤศจิกายน พ.ศ. 2562)
นิยามทั่วไป
คำด้านล่างจะมีความหมายตามที่ระบุต่อไปนี้ยกเว้นบริบทกำหนดไว้เป็นอื่น
“ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ” หมายถึง ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ, ด้านการดำเนินงานหรือการพาณิชย์ซึ่งเกี่ยวข้องกับกิจกรรมการดำเนินงานของบริษัท Zeal Capital Market (ประเทศเซเชลส์) จำกัด เมื่อเริ่มความสัมพันธ์ทั้งสองฝ่ายคาดหวังว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจจะคงอยู่เป็นระยะเวลาหนึ่ง
“ลูกค้า” หมายถึง บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ, ทำธุรกรรมรายการหนึ่งหรือมากกว่าหนึ่งกับบริษัท Zeal Capital Market (ประเทศเซเชลส์) จำกัด
“บริษัท” หมายถึง หนึ่งในองค์กรที่ระบุด้านล่างนี้
บริษัท Zeal Capital Market (ประเทศเซเชลส์) จำกัด จัดตั้งในประเทศเซเชลส์ หมายเลขบริษัท: 8422618-1 หมายเลขผู้จัดการประกันสังคม: เอสดี027
“กฎหมาย” หมายถึง พระราชบัญญัติต่อต้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย พ.ศ. 2552 (2009)
“คู่มือ” หมายถึง คู่มือการบริหารความเสี่ยงและขั้นตอนการปฏิบัติงานของบริษัท Zeal Capital Market (ประเทศเซเชลส์) จำกัด
“การฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย” หมายถึง การกระทำผิดข้อหาการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายตามที่ระบุในข้อย่อย 3 (การกระทำผิด) ของพระราชบัญญัติต่อต้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย พ.ศ. 2552 (2009)
บทนำ
คู่มือนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดแนวทางการปฏิบัติ, มาตรการ, ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมภายในบริษัท Zeal Capital Market (ประเทศเซเชลส์) จำกัดเพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย
คู่มือนี้จัดทำและอัปเดตเป็นครั้งคราวโดยฝ่ายต่อต้านการฟอกเงิน
การปฏิบัติตามระเบียบ
คณะกรรมการ (จากนี้จะอ้างถึงโดยเรียกว่า “คณะกรรมการ”) ของบริษัท Zeal Capital Market (ประเทศเซเชลส์) จำกัดจะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ (จากนี้จะอ้างถึงโดยเรียกว่า “เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงิน-AMLCO”) เพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย การปรับแก้และ/หรือเปลี่ยนแปลงคู่มือนี้ต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการ
เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินจะเผยแพร่คู่มือนี้ต่อเจ้าหน้าที่ของบริษัทที่ทำหน้าที่จัดการ, เฝ้าระวังหรือควบคุมธุรกรรมของลูกค้าและดำเนินงานตามแนวทางการปฏิบัติ, มาตรการ, ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมที่กำหนด คู่มือนี้จัดเตรียมโดยสอดคล้องกับข้อกำหนดตามกฎหมาย
การบังคับใช้คู่มือ
คู่มือนี้บังคับใช้กับบริการทุกประเภทของบริษัท, การติดต่อกับลูกค้า, ธุรกรรมการซื้อ-ขายเงินตราต่างประเทศซึ่งไม่ได้ประสงค์ให้ส่งมอบสกุลเงินต่างประเทศที่ตกลงซื้อ-ขายจริงๆหรือไม่ได้ตกลงชำระธุรกรรมด้วยเงินสดโดยไม่ต้องพิจารณาถึงขนาดหรือความถี่ของธุรกรรมการซื้อ-ขายผ่านบัญชีของลูกค้า
เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินมีหน้าที่อัปเดตคู่มือเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดตามกฎหมายที่บังคับใช้ในอนาคต และสอดคล้องกับขั้นตอนการตรวจสอบลูกค้าที่ทำธุรกรรมซื้อ-ขายเงินตราต่างประเทศกับบริษัท
ความรับผิดชอบของคณะกรรมการ
ความรับผิดชอบของคณะกรรมการที่เกี่ยวกับการต่อต้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายมีดังต่อไปนี้:
- กำหนด, บันทึกและอนุมัติหลักการและนโยบายทั่วไปของบริษัทที่เกี่ยวกับการต่อต้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายและแจ้งนโยบายนี้ต่อเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงิน
- แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินและผู้ช่วย (ถ้าจำเป็น) , ระบุหน้าที่และความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่และบันทึกในคู่มือ
- อนุมัติคู่มือ
- ตรวจเช็กการปฏิบัติตามกฎหมาย, ดูแลให้มีระบบและการควบคุมที่เหมาะสม มีประสิทธิภาพและครอบคลุมเพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย
- ดูแลให้เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินและผู้ช่วย (ถ้ามี) และเจ้าหน้าที่อื่นที่ได้รับแต่งตั้งให้ดำเนินการตามขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย (นั่นคือ บุคลากรฝ่ายธุรการ/กิจการภายใน) จัดทำและสามารถใช้ข้อมูลการระบุตัวตนของลูกค้า, เอกสารการทำธุรกรรม (ในกรณีที่บังคับใช้), ไฟล์และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องได้อย่างไม่ล่าช้า เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ
- พนักงานทุกคนต้องรับทราบการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินและผู้ช่วย (ถ้ามี) เนื่องจากพนักงานต้องรายงานธุรกรรมและ/หรือกิจกรรมที่พบหรือสงสัยว่าอาจเกี่ยวข้องกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายต่อเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินและผู้ช่วยเหล่านี้
- กำหนดสายการรายงานที่ชัดเจนและรวดเร็วเพื่อรายงานธุรกรรมที่น่าสงสัยต่อเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินโดยไม่ล่าช้าไม่ว่ารายงานโดยตรงต่อเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินหรือผ่านผู้ช่วย (ถ้ามี) และแจ้งเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินให้ทราบสายการรายงานนี้ตามที่ระบุไว้ในคู่มือ
- ดูแลให้เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินและหัวหน้าฝ่ายธุรการ/กิจการภายในมีทรัพยากรเพียงพอในการปฏิบัติงาน ซึ่งรวมถึงเจ้าหน้าที่ที่มีความสามารถและอุปกรณ์เทคโนโลยีเพื่อการปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ
ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงิน
เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินคือเจ้าหน้าที่ระดับสูงในบริษัทที่สามารถสั่งการหน่วยงานในบริษัทตามที่จำเป็น เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินเป็นผู้นำในการใช้ขั้นตอนการปฏิบัติงานในการต่อต้านการฟอกเงินและรายงานผลต่อฝ่ายบริหารระดับสูง เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่
ในการปฏิบัติหน้าที่และควบคุมการดำเนินงานของบริษัทให้สอดคล้องกับกฎหมาย เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินจะได้รับและสามารถเข้าถึงข้อมูลและรายงานที่จัดทำโดยองค์กรรระหว่างประเทศ
หน้าที่ของเจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินมีดังต่อไปนี้:
- กำหนดแนวทางการปฏิบัติ, มาตรการ, ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายตามหลักการและนโยบายทั่วไปของบริษัท มาตรการและขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อป้องกันการใช้เทคโนโลยีและระบบบริการทางการเงินอย่างไม่ถูกต้องและเพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายจะใช้เป็นแนวทางเมื่อมีการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่และการเปลี่ยนโปรไฟล์ทางการเงินของบริษัท (เช่น การเข้าตลาดใหม่)
- จัดทำและกำหนดนโยบายการรับลูกค้าและเสนอนโยบายต่อคณะกรรมการเพื่อพิจารณาและอนุมัติ
- ตรวจแก้และอัปเดตคู่มือตามที่จำเป็นเป็นครั้งคราว และแจ้งการอัปเดตนั้นต่อคณะกรรมการเพื่อการอนุมัติ
- ให้คำแนะนำและแนวทางแก่เจ้าหน้าที่ของบริษัทเกี่ยวกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย
การติดตามตรวจสอบบัญชีและธุรกรรมของลูกค้าอย่างสม่ำเสมอเป็นองค์ประกอบที่สำคัญและมีประสิทธิภาพในการควบคุมความเสี่ยงจากการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินมีหน้าที่ติดตามและจัดทำขั้นตอนการติดตามตรวจสอบที่บริษัทนำมาปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง
ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในมีหน้าที่ป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายดังต่อไปนี้:
- เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในต้องตรวจสอบและประเมินความเหมาะสม, ประสิทธิภาพและความครอบคลุมของนโยบาย, แนวทางการปฏิบัติ, มาตรการ, ขั้นตอนการปฏิบัติงานและกลไกการควบคุมอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้งเพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายตามที่ระบุในคู่มือ
- เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในทำรายงานผลการตรวจสอบและสังเกตการณ์เป็นลายลักษณ์อักษรตามที่ระบุในข้อ 1 และส่งรายงานถึงคณะกรรมการ
ขั้นตอนการทำความรู้จักลูกค้าตามระดับความเสี่ยง
บริษัทใช้แนวทางการปฏิบัติและมาตรการที่เหมาะสมตามระดับความเสี่ยงเพื่อเฝ้าระวังกิจกรรมที่มีความเสี่ยงด้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายสูงกว่ากิจกรรมอื่น
แนวทางการปฏิบัติตามระดับความเสี่ยงที่บริษัทนำมาใช้และอธิบายไว้ในคู่มือนี้มีดังต่อไปนี้:
- รับทราบว่าแต่ละกลุ่มลูกค้า, ประเทศ, การบริการและเครื่องมือทางการเงินมีความเสี่ยงด้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายแตกต่างกัน
- คณะกรรมการจัดประเภทลูกค้าตามระดับความเสี่ยงของธุรกิจของลูกค้า
- คณะกรรมการมีแนวทางของตนเองในการจัดทำนโยบาย, ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้สอดคล้องกับสภาวะและลักษณะเฉพาะของบริษัท
- ช่วยสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพเมื่อเทียบกับค่าใช้จ่าย
แนวทางการปฏิบัติตามระดับความเสี่ยงที่บริษัทปฏิบัติและอธิบายไว้ในคู่มือนี้ครอบคลุมมาตรการและขั้นตอนการประเมินวิธีที่เหมาะสมที่สุดและมีประสิทธิภาพที่สุดเพื่อจัดการความเสี่ยงด้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายของบริษัท
มาตรการดังกล่าว ได้แก่:
- ระบุและประเมินความเสี่ยงด้านการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายของลูกค้าบางท่านหรือบางกลุ่ม, เครื่องมือทางการเงินหรือบริการบางประเภท, หรือบางพื้นที่ที่ลูกค้าดำเนินธุรกิจอยู่
- จัดการและลดความเสี่ยงตามที่ประเมินโดยใช้มาตรการ, ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
- ติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานตามนโยบาย, ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมอย่างต่อเนื่อง
การใช้มาตรการและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่มีลักษณะและขอบข่ายเหมาะสมตามระดับความเสี่ยงขึ้นอยู่กับตัวบ่งชี้ต่างๆซึ่ง ได้แก่:
- ระดับและความซับซ้อนของบริการที่บริษัทเสนอให้ลูกค้า
- พื้นที่ที่บริษัทให้บริการและที่ตั้งของบริษัทลูกค้า
- ลักษณะ (เช่น ไม่พบกับลูกค้าโดยตรง) และโปรไฟล์ทางการเงินของลูกค้า, เครื่องมือทางการเงินและบริการที่บริษัทเสนอ
- ปริมาณและขนาดของธุรกรรม
- แหล่งที่มาและปลายทางของเงินทุนของลูกค้า
- ลักษณะของธุรกรรมในการทำธุรกิจ
องค์กรระหว่างประเทศที่เกี่ยวข้อง
ในการจัดทำและใช้มาตรการและขั้นตอนการปฏิบัติงานตามระดับความเสี่ยงและในการทำความรู้จักลูกค้า เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินและหัวหน้าฝ่ายธุรการ/กิจการภายในต้องอ้างอิงตามข้อมูลและรายงานที่เชื่อถือได้จากองค์กรระหว่างประเทศดังต่อไปนี้
- สำนักงานควบคุมสินทรัพย์ต่างประเทศ สหรัฐอเมริกา
- กระทรวงเศรษฐกิจและการเงิน สหภาพอังกฤษ (EEAS)
- กระทรวงการต่างประเทศแห่งสหภาพยุโรป
- คณะทำงานเฉพาะกิจเพื่อดำเนินมาตรการทางการเงิน (FTAF)
ขั้นตอนการระบุตัวตนลูกค้า
เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินต้องได้รับเอกสารและข้อมูลที่ถูกต้องตามระเบียบที่บังคับใช้และตามความเหมาะสมดังนี้
- บริษัทต้องได้รับข้อมูลต่อไปนี้เพื่อยืนยันตัวตนที่แท้จริงของบุคคลธรรมดา:
ก.ชื่อจริง และ/หรือชื่อตามที่ระบุในบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง
ข. อยู่ถาวรที่ครบถ้วน (รวมถึงรหัสไปรษณีย์) ตามที่ระบุในเอกสารข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:
i. ใบเสร็จค่าสาธารณูปโภคของที่พักอาศัย
ii. ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement)
ค. หมายเลขโทรศัพท์ (บ้านและมือถือ) และโทรสาร
ง. อีเมล (ถ้ามี)
จ. วันและสถานที่เกิด
ฉ. เชื้อชาติ
ช. รายละเอียดอาชีพของลูกค้ารวมถึงชื่อนายจ้าง/บริษัท (ถ้าจำเป็น) ในกรณีที่ข้อมูลขัดแย้งกัน -
เพื่อยืนยันตัวตน/ชื่อลูกค้า ลูกค้าต้องแสดงเอกสารฉบับจริงที่ออกโดยหน่วยงานอิสระที่เชื่อถือได้และมีรูปภาพของลูกค้าบนเอกสาร (เช่น หนังสือเดินทาง, บัตรประชาชน, ใบขับขี่) หลังบริษัทได้รับเอกสารยืนยันตัวตนฉบับจริงของลูกค้า บริษัทจะเก็บสำเนาเอกสารนี้ไว้ บริษัทต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าเอกสารเหล่านี้ออกโดยหน่วยงานอิสระที่เชื่อถือได้ เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินต้องประเมินความเป็นอิสระและความน่าเชื่อถือของหน่วยงานที่ออกเอกสาร จากนั้นเจ้าหน้าที่บันทึกและจัดเก็บข้อมูลที่ผ่านการประเมินตามที่บังคับใช้
- ยืนยันความถูกต้องของที่อยู่ถาวรของลูกค้าโดยวิธีข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:
ก. เยี่ยมชมที่อยู่ของลูกค้า (ในกรณีนี้เจ้าหน้าที่ของบริษัทที่เยี่ยมชมสถานที่ต้องทำบันทึกเพื่อเก็บไว้ในไฟล์ของลูกค้า)
ข. ตรวจสอบใบเสร็จสาธารณูปโภคล่าสุด (ไม่นานเกิน 6 เดือน) ใบเสร็จการชำระภาษีจากหน่วยงานท้องถิ่น, ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) หรือเอกสารอื่นในลักษณะเดียวกัน (ลูกค้าต้องแสดงเอกสารต้นฉบับเพื่อป้องกันการใช้เอกสารปลอมหรือลอกเลียนแบบ)
ค. จดหมายทางการจากบริษัทที่ส่งไปยังที่อยู่ถาวรของลูกค้า โดยเจ้าหน้าที่ต้องทำสำเนาเนื้อหาในจดหมายไว้ด้วยเพื่อยืนยัน -
หากลูกค้ามาจากการแนะนำของพนักงานของบริษัทที่เชื่อถือได้หรือจากการแนะนำของลูกค้าท่านอื่นซึ่งรู้จักกับคณะกรรมการเป็นส่วนตัว นอกจากขั้นตอนข้างต้นแล้วเจ้าหน้าที่ต้องเพิ่มขั้นตอนการยืนยันตัวตนลูกค้าโดยบันทึกรายละเอียดการแนะนำลูกค้าในไฟล์ลูกค้า
- มาตรการข้างต้นนอกจากเพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย ข้อมูลข้างต้นยังจำเป็นต่อการปฏิบัติตามมาตรการลงโทษทางการเงิน เจ้าหน้าที่ต้องเช็กหมายเลขหนังสือเดินทาง, วันออกหนังสือเดินทางและวันเกิดลูกค้าในเอกสารที่บริษัทได้รับกับข้อมูลในลิสต์ขององค์การระหว่างประเทศเพื่อความชัดเจนว่าลูกค้ามีชื่อในลิสต์บุคคลที่ถูกสั่งลงโทษทางการเงินหรือไม่ ซึ่งต้องยืนยันกับแหล่งข้อมูลในลิสต์ขององค์การระหว่างประเทศที่เกี่ยวข้อง
การอ้างอิงบุคคลที่สามเพื่อตรวจสอบและยืนยันตัวตนลูกค้า
ในขั้นตอนการตรวจสอบลูกค้าและยืนยันตัวตนลูกค้า บริษัทอาจอ้างอิงกับบุคคลที่สามดังต่อไปนี้:
- บุคคลที่สามสามารถแสดงข้อมูลทั้งหมดได้ทันที เอกสารต้องรับรองสำเนาถูกต้องและบริษัทต้องเก็บเอกสารในขั้นตอนการตรวจสอบลูกค้าและยืนยันตัวตนลูกค้า
- บริษัทใช้มาตรการตรวจสอบที่เหมาะสมกับบุคคลที่สามโดยเช็กการจดทะเบียนการประกอบอาชีพ และใช้ขั้นตอนการปฏิบัติงานและมาตรการอื่นๆเพื่อป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินมีหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุข้างต้น
ธุรกรรมที่น่าสงสัย
ลักษณะหรือประเภทธุรกรรมที่น่าสงสัยที่อาจเกี่ยวข้องกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายมีมากมายไม่จำกัด ธุรกรรมที่น่าสงสัยมักจะไม่สอดคล้องกับธุรกิจตามกฎหมายที่ลูกค้าแจ้ง หรือไม่สอดคล้องกับกิจกรรมส่วนตัว, ธุรกิจปกติในบัญชีของลูกค้าหรือโปรไฟล์ทางการเงินลูกค้าที่บริษัททำไว้ บริษัทต้องมีข้อมูลเพียงพอและทราบกิจกรรมของลูกค้าเพื่อรับทราบทันทีเมื่อมีธุรกรรมหรือชุดธุรกรรมที่ไม่ปกติหรือน่าสงสัย
เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินต้องดำเนินการต่อไปนี้เพื่อสืบทราบธุรกรรมที่น่าสงสัย:
- ติดตามการเปลี่ยนแปลงสถานะทางการเงิน, กิจกรรมทางธุรกิจและประเภทธุรกรรมของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง
- ติดตามอย่างสม่ำเสมอว่าลูกค้าเกี่ยวข้องกับข้อใดข้อหนึ่งด้านล่างนี้หรือไม่ซึ่งอาจเป็นธุรกรรม/กิจกรรมที่น่าสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย
การฟอกเงิน
-
- ธุรกรรมที่ไม่มีวัตถุประสงค์แน่ชัดหรือมีความซับซ้อนโดยไม่จำเป็น
- ใช้บัญชีในต่างประเทศของบริษัทหรือกลุ่มบริษัทซึ่งมีโครงสร้างผู้ถือหุ้นซับซ้อนและไม่สมเหตุสมผลกับความต้องการและโปรไฟล์ทางการเงินของลูกค้า
- ธุรกรรมหรือขนาดของธุรกรรมที่ลูกค้ามีคำขอไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติและกิจกรรมธุรกิจตามปกติของลูกค้า
- ปริมาณธุรกรรมขนาดใหญ่และ/หรือเงินที่หักออกหรือฝากเข้าบัญชีไม่สอดคล้องกับธุรกิจของลูกค้า
- ลูกค้าทำธุรกรรมรายการเดียวและใช้ระยะเวลาสั้น
- ไม่พบเหตุผลที่เหมาะสมในการที่ลูกค้าเลือกใช้บริการสถาบันทางการเงินบางแห่ง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่ห่างไกลจากสถาบันทางการเงินแห่งนั้นและลูกค้าอยู่ในพื้นที่ที่สามารถใช้บริการสถาบันทางการเงินแห่งอื่นได้
- ลูกค้าทำธุรกรรมการซื้อ-ขายเครื่องมือทางการเงินประเภทเดียวบ่อยครั้งโดยไม่มีเหตุผลชัดเจนและดูผิดปกติ (โบรกเกอร์ซื้อ-ขายบ่อยหรือมากผิดปกติ)
- ลูกค้าซื้อเครื่องมือทางการเงินเฉพาะอย่างปริมาณน้อยแต่ซื้อ-ขายบ่อยครั้งและชำระด้วยเงินสด หรือลูกค้าขายเครื่องมือทางการเงินทั้งหมดในธุรกรรมเดียวและรับชำระด้วยเงินสด หรือลูกค้าสั่งโอนผลกำไรไปบัญชีที่ไม่ใช่บัญชีปกติของลูกค้า
- ลักษณะ, ขนาดและความถี่ของธุรกรรมดูผิดปกติ เช่น ยกเลิกคำสั่งซื้อ-ขายหลังการฝากผลกำไรเข้าบัญชี
- ธุรกรรมไม่สอดคล้องกับสภาพทั่วไปของตลาดโดยเฉพาะขนาดและความถี่ของคำสั่งซื้อ-ขาย
- การชำระธุรกรรมโดยใช้เงินสดโดยเฉพาะธุรกรรมขนาดใหญ่
- การชำระธุรกรรมโดยบุคคลที่สามที่ไม่ใช่ลูกค้าผู้มีคำสั่งซื้อ-ขาย
- มีคำสั่งจ่ายเงินให้บุคคลที่สามที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ออกคำสั่ง
- การโอนเงินทุนไปที่หรือมาจากประเทศหรือพื้นที่ซึ่งไม่บังคับใช้คำแนะนำของ FATF เกี่ยวกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายหรือบังคับใช้อย่างไม่เคร่งครัด
- เมื่อเริ่มความสัมพันธ์ทางธุรกิจลูกค้าไม่สะดวกที่จะแจ้งข้อมูลครบถ้วนเกี่ยวกับลักษณะและวัตถุประสงค์ของกิจกรรมทางธุรกิจ, กิจกรรมที่คาดว่าจะทำผ่านบัญชี, ความสัมพันธ์กับสถาบันทางการเงินในอดีต, ชื่อเจ้าหน้าที่และกรรมการบริษัทลูกค้า, หรือที่ตั้งในการประกอบธุรกิจ ลูกค้ามักจะให้ข้อมูลน้อยที่สุดหรือให้ข้อมูลที่อาจทำให้เข้าใจผิดซึ่งตรวจสอบได้ยากหรือต้องมีค่าใช้สูงในการตรวจสอบ
- ลูกค้าแสดงเอกสารระบุตัวตนที่ผิดปกติหรือน่าสงสัยและไม่สามารถยืนยันความถูกต้อง
- เบอร์โทรศัพท์ที่บ้าน/บริษัทของลูกค้าไม่สามารถติดต่อได้
- ลูกค้าที่ไม่มีประวัติการทำงานในอดีตหรือปัจจุบันแต่สามารถทำธุรกรรมขนาดใหญ่หรือทำธุรกรรมได้บ่อยครั้ง
- ลูกค้า/นิติบุคคลแสดงใบแจ้งยอดเงินหรือเอกสารระบุตัวตนได้ช้าหรือมีปัญหาในการแสดงเอกสาร
- ลูกค้ามาจากการแนะนำของสถาบันการเงินต่างประเทศหรือบุคคลที่สามที่อยู่ในประเทศหรือพื้นที่ซึ่งไม่บังคับใช้คำแนะนำของ FATF เกี่ยวกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้ายหรือบังคับใช้อย่างไม่เคร่งครัด
- ลูกค้าทำธุรกรรมโดยใช้เงินสดและใช้ที่อยู่ร่วมกับที่อยู่อื่น เช่น บุคคลที่ใช้ที่อยู่เดียวกับสถานที่ประกอบธุรกิจและ/หรือที่อยู่ไม่สอดคล้องกับอาชีพที่ระบุ (เช่น นักศึกษา, ว่างงาน, มีธุรกิจของตัวเอง)
- อาชีพที่ลูกค้าระบุไม่สอดคล้องกับระดับหรือขนาดของธุรกรรมที่ลูกค้าสั่งดำเนินการ
- ธุรกรรมขององค์กรการกุศลหรือองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่ไม่มีวัตถุประสงค์ทางการเงินที่สมเหตุสมผล หรือไม่มีความเชื่อมโยงระหว่างกิจกรรมขององค์กรตามที่แจ้งกับอีกฝ่ายที่ทำธุรกรรมด้วย
- พบความไม่สอดคล้องที่ไม่สามารถอธิบายได้ในขั้นตอนการระบุและยืนยันตัวตนลูกค้า (เช่น ที่อยู่ในฮ่องกงในอดีตและปัจจุบัน, หนังสือเดินทางฮ่องกง, ประเทศที่ลูกค้าเคยไปตามที่บันทึกในหนังสือเดินทาง, เอกสารประกอบที่ยืนยันชื่อ, ที่อยู่และวันเกิดของลูกค้า)
- โครงสร้างผู้จัดการทรัพย์สินหรือตัวแทนถือทรัพย์มีความซับซ้อน
- ทำธุรกรรมหรือโครงสร้างบริษัทแบบ Eternal Global Market หรือดำเนินการทางพาณิชย์โดยไม่จำเป็น เช่น บริษัทออกใบหุ้นที่ไม่ระบุชื่อผู้ถือ (bearer shares) หรือออกเอกสารกรรมสิทธิ์ในเครื่องมือทางการเงินโดยไม่ระบุชื่อผู้ถือกรรมสิทธิ์หรือใช้ที่อยู่ติดต่อเป็นตู้ ป.ณ.
- ใช้เอกสารตัวแทนถือทรัพย์ (nominee) ในลักษณะที่ขัดขวางการควบคุมของคณะกรรมการบริษัท
- เจ้าหน้าที่ในสถาบันทางการเงินเปลี่ยนไลฟ์สไตล์ (เช่น ใช้ชีวิตหรูหราขึ้นหรือเจ้าหน้าที่ต้องการทำงานในออฟฟิศแม้จะเป็นวันหยุด)
- เจ้าหน้าที่ในสถาบันการเงินเปลี่ยนลักษณะการปฏิบัติงานหรือเปลี่ยนพฤติกรรม
ขั้นตอนการเก็บบันทึก
ฝ่ายธุรการ/กิจการภายในของบริษัทต้องเก็บบันทึกเอกสารต่อไปนี้:
- เอกสารการระบุตัวตนลูกค้าในขั้นตอนการตรวจสอบลูกค้าและยืนยันตัวตนลูกค้า (ถ้าบังคับใช้)
- บันทึกข้อกำหนดบริการทางการเงินที่ลูกค้าเลือกใช้
บริษัทต้องเก็บเอกสาร/ข้อมูลที่ระบุข้างต้นเป็นเวลาอย่างน้อยห้า (5) ปีนับจากวันทำธุรกรรมหรือวันสิ้นสุดความสัมพันธ์ทางธุรกิจ บริษัทต้องเก็บเอกสาร/ข้อมูลในข้อ (1) และ (2) ข้างต้นที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบจนกว่าหน่วยงานตรวจสอบจะยืนยันว่าการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์และปิดเคสแล้ว
รูปแบบของบันทึก
ฝ่ายธุรการ/กิจการภายในของบริษัทต้องเก็บเอกสาร/ข้อมูลที่ระบุข้างต้นที่เป็นฉบับจริงหรือฉบับสำเนาที่มีการรับรองสำเนาถูกต้องในรูปแบบเอกสารฉบับพิมพ์และในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฝ่ายธุรการ/กิจการภายในของบริษัทต้องสามารถเรียกใช้เอกสารนี้ได้อย่างไม่ล่าช้าและนำเสนอข้อมูลให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่กำกับดูแลได้ตลอดเวลาถ้าหน่วยงานเหล่านี้มีคำขอ
หากบริษัทกำหนดนโยบายการเก็บเอกสาร/ข้อมูล นโยบายนี้ต้องพิจารณาข้อกำหนดตามกฎหมายด้วยการรับรองเอกสารและภาษาในเอกสาร
- เอกสาร/ข้อมูลที่เก็บต้องเป็นฉบับจริงหรือฉบับสำเนาที่มีการรับรองสำเนาถูกต้อง ในกรณีที่รับรองสำเนาโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่บริษัทหรือโดยบุคคลที่สามตามที่ระบุใน “การอ้างอิงบุคคลที่สามเพื่อตรวจสอบและยืนยันตัวตนลูกค้า” เอกสารต้องรับรองโดยทนายโนตารี่
- ในกรณีที่เอกสารในข้อ (1) เป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ ต้องแนบฉบับแปลมาด้วย ทุกครั้งที่บริษัทยอมรับลูกค้าใหม่ ฝ่ายธุรการ/กิจการภายในของบริษัทมีหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในข้อ (1) และ (2) ข้างต้น
ความรับผิดชอบของฝ่ายกิจการภายใน
ฝ่ายกิจการภายในของบริษัทมีหน้าที่ต่อไปนี้ในการป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย:
- เจ้าหน้าที่ของบริษัทมีความรับผิดตามกฎหมายหากเจ้าหน้าที่ไม่รายงานข้อมูลหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย
- เจ้าหน้าที่ต้องให้ความร่วมมือและรายงานทันทีที่พบธุรกรรมที่น่าสงสัยแม้เพียงเล็กน้อยว่าอาจเกี่ยวกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย
- นอกจากข้อ (2) แล้วเจ้าหน้าที่ของบริษัทมีหน้าที่ตามกฎหมายในการรายงานเมื่อมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย
นโยบายการให้ความรู้และการฝึกอบรม
-
- เจ้าหน้าที่ต่อต้านการฟอกเงินต้องแน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ของบริษัททราบหน้าที่ตามกฎหมายของตนเองโดยจัดโปรแกรมให้ความรู้และการฝึกอบรมแก่เจ้าหน้าที่อย่างครบถ้วน
- ช่วงเวลาและเนื้อหาโปรแกรมการให้ความรู้และการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆกำหนดตามความจำเป็นของบริษัท ความถี่ของการฝึกอบรมขึ้นอยู่กับการปรับแก้กฎหมายและ/หรือข้อกำหนดของหน่วยงานที่กำกับดูแล, หน้าที่ของเจ้าหน้าที่และการเปลี่ยนแปลงอื่นๆในระบบการเงิน
- โปรแกรมการฝึกอบรมมุ่งให้ความรู้เกี่ยวกับพัฒนาการล่าสุดในการป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนเงินทุนแก่การก่อการร้าย, แนวการปฏิบัติและแนวโน้มตามวัตถุประสงค์นี้
หมายเหตุ : หากเอกสารฉบับนี้มีการตีความเป็นภาษาอื่น หรือเกิดข้อพิพาทในการตีความหมาย ให้อิงฉบับภาษาอังกฤษมาใช้ในการตีความและตัดสินเป็นหลัก